Что такое процессное управление на предприятии и как проходит его внедрение

 

Примерное время чтения - 14 минут.

Нет времени читать? Оставьте заявку экспертам Бизнес Апгрейд - мы ответим на ваши вопросы в ходе созвона или личной встречи.

Эта статья для руководителей компаний, собственниковм бизнеса и топ-менеджеров, которые стремятся повысить эффективность своей организации. Также она заинтересует аналитиков, консультантов и всех, кто хочет разобраться в особенностях процессного подхода к управлению.

Что такое процессное управление предприятием

Процессное управление — это методология, при которой деятельность предприятия организуется через выделение, описание и оптимизацию бизнес-процессов. Основная идея состоит в том, что каждая задача рассматривается как часть общей цепочки действий, направленных на достижение конкретных целей компании.

В отличие от традиционного функционального управления, где акцент делается на отделы и их взаимодействие, процессный подход фокусируется на потоках работ, которые создают ценность для клиента. Это позволяет минимизировать издержки, улучшить качество продукции или услуг и повысить удовлетворенность клиентов.

В каких случаях может быть полезен переход на процессное управление

Переход на процессное управление особенно актуален в следующих ситуациях:

• Низкая эффективность работы отделов - обычно наблюдается, если сотрудники сталкиваются с дублированием функций, бюрократией или непрозрачностью процессов.
• Рост компании - для правильного масштабирования бизнеса важно структурировать процессы. Это позволит не потерять контроль над качеством и скоростью выполнения задач.
• Конкуренция и изменение рынка - необходимо быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и всегда быть готовым к изменениям.
• Желание повысить клиентоориентированность - процессный подход помогает сосредоточиться на потребностях клиентов и повышении качества обслуживания.
• Автоматизация бизнеса - переход на цифровые технологии требует четкого понимания текущих процессов, это позволит существенно сократить сроки и трудозатраты на аудит при внедрении систем.

Что получаете при процессном управлении предприятием

Целью процессного управления является повышение эффективности деятельности компании за счет оптимизации бизнес-процессов, снижения издержек и улучшения качества продукции/услуг.

Результат направлен на:

• Клиентов (повышение уровня сервиса и качества продукции).
• Собственников бизнеса (увеличение прибыли и конкурентоспособности).
• Сотрудников (четкое понимание своих задач и рост профессиональной эффективности).

Что важно при переходе на процессное управление

Для успешного внедрения процессного управления необходимо:

• Понимание его принципов и эффективности. Все участники проекта должны осознавать, зачем нужна такая трансформация.
• Изменение сложившихся взглядов на управление. Необходимо отказаться от устаревших методов и стереотипов.
• Готовность к существенным изменениям. Переход на процессное управление требует времени, ресурсов и готовности к корректировке рабочих привычек.

Карта деятельности предприятия

Это ключевой элемент процессного управления, который помогает структурировать и систематизировать все виды деятельности компании. Она позволяет увидеть "большую картину" и понять, как отдельные процессы влияют на достижение стратегических целей бизнеса.

Карта деятельности — это графическое или табличное представление всех процессов, происходящих в компании, с указанием их типов (основные, управляющие, обеспечивающие), владельцев, входов, выходов и показателей эффективности. Она служит основой для анализа текущих процессов и определения областей для улучшений.


Карта деятельности помогает:

• Систематизировать знания о процессах.
• Выявить дублирование функций или пробелы.
• Определить приоритетные направления для оптимизации.
• Установить четкие границы ответственности за каждый процесс.

Процессы на карте делятся на три основные категории:

Основные процессы	Управляющие процессы	Обеспечивающие процессы
Это процессы, которые напрямую создают ценность для клиента. Они являются "сердцем" бизнеса, так как формируют продукт или услугу, которые компания предлагает рынку.	Эти процессы поддерживают стратегическое развитие компании и координируют деятельность всех подразделений. Они направлены на управление ресурсами, планирование и контроль.	Эти процессы поддерживают работу основных и управляющих процессов, обеспечивая необходимые ресурсы и инфраструктуру.
Примеры: Производство продукции. Продажи и маркетинг. Логистика и доставка. Обслуживание клиентов.	Примеры: Стратегическое планирование. Управление персоналом. Финансовый менеджмент. Контроль качества.	Примеры: IT-поддержка и развитие информационных систем. Бухгалтерия и финансовая отчетность. Юридическая поддержка. Обслуживание оборудования.
Цель: Удовлетворение потребностей клиентов и получение дохода.	Цель: Обеспечение эффективного управления компанией и достижение долгосрочных целей.	Цель: Создание условий для бесперебойной работы всех процессов.

Характеристики каждого процесса


Для каждого процесса на карте деятельности важно определить следующие характеристики:

a) Цель

Что должно быть достигнуто в результате выполнения процесса? Например:

Для процесса "Продажи": увеличение объема продаж на 10% за год.
Для процесса "Производство": выпуск продукции с уровнем брака менее 1%.

b) Владелец

Кто несет ответственность за выполнение процесса и его результат? Владелец процесса должен иметь полномочия для принятия решений и управления ресурсами. Например:

Владелец процесса "Логистика" — начальник отдела логистики.
Владелец процесса "Финансовое планирование" — финансовый директор.

c) Ресурсы

Какие ресурсы необходимы для выполнения процесса? Это могут быть:

Человеческие ресурсы (сотрудники).
Материальные ресурсы (оборудование, материалы).
Информационные ресурсы (данные, документы).

d) Входы

Что поступает на вход процесса? Это могут быть материалы, информация, заявки, данные, сырье. Например:

Вход для процесса "Производство": сырье, спецификации, заказы клиентов.
Вход для процесса "Продажи": лиды (потенциальные клиенты).

e) Выходы

Что является результатом выполнения процесса? Это конечный продукт, услуга или информация, которая передается дальше. Например:

Выход для процесса "Производство": готовая продукция.
Выход для процесса "Продажи": заключенные договоры.

f) Показатели эффективности (KPI)

Как измеряется успешность выполнения процесса? Показатели эффективности должны быть конкретными, измеримыми и связаны с целями компании. Примеры:

Для процесса "Продажи": количество новых клиентов, средний чек.
Для процесса "Производство": уровень брака, время выполнения заказа.



Пример карты деятельности предприятия

ТИП ПРОЦЕССА	НАЗВАНИЕ ПРОЦЕССА	ЦЕЛЬ	ВЛАДЕЛЕЦ	ВХОДЫ	ВЫХОДЫ	KPI
Основной	Продажи	Увеличение объема продаж на 10%	Руководитель отдела продаж	Лиды, маркетинговые материалы	Заключенные договоры	Количество новых клиентов, выручка
Управляющий	Стратегическое планирование	Разработка плана развития на 5 лет	Генеральный директор	Данные аналитики, прогнозы	Утвержденная стратегия	Реализация целей на 80%+
Обеспечивающий	IT-поддержка	Обеспечение бесперебойной работы ПО	IT-директор	Заявки на обслуживание	Исправленные ошибки	Время реакции на инциденты

Зачем нужна карта деятельности?

Карта деятельности предприятия выполняет несколько важных функций:

• Систематизация процессов: Все процессы становятся прозрачными и доступными для анализа.
• Оптимизация работы: Позволяет выявить узкие места, дублирование функций и неэффективные этапы.
• Стандартизация: Создает основу для внедрения стандартов и регламентов.
• Масштабируемость: Помогает адаптировать процессы при росте компании.
• Автоматизация: Является отправной точкой для внедрения IT-систем и автоматизации.

Пример практического применения

Представьте, что вы владелец производственной компании. После составления карты деятельности вы обнаружили, что процесс "Производство" занимает слишком много времени из-за частых простоев оборудования.

Вы решили:
Внедрить процесс "Обслуживание оборудования" (обеспечивающий процесс).
Назначить владельца этого процесса — инженера по техническому обслуживанию.
Ввести KPI: время реакции на поломку не более 2 часов.

То есть, карта деятельности помогла не только выявить проблему, но и предложить конкретное решение.


Таким образом, карта деятельности предприятия — это мощный инструмент для систематизации и оптимизации бизнес-процессов. Она позволяет увидеть всю структуру компании, выявить слабые места и сосредоточиться на ключевых направлениях развития. При правильном использовании карта становится основой для внедрения процессного управления и повышения эффективности бизнеса.

Какие необходимы ресурсы для внедрения процессного управления

1. Время собственников и руководителей — для принятия стратегических решений.
2. Знание методик рабочей группой внедрения — обучение команды принципам процессного управления.
3. Обеспечение условий работы на территории заказчика — предоставление доступа к данным и инфраструктуре.
4. Финансовое обеспечение — бюджет на обучение, консалтинг, автоматизацию.
5. Плановые временные затраты на внедрение — от нескольких месяцев до года в зависимости от масштаба проекта.

Эффект от внедрения процессного управления

1. Снижение операционных издержек

Один из самых очевидных и значимых результатов внедрения процессного управления — это снижение затрат.

Процессный подход позволяет:

Устранить дублирование функций: Когда процессы описаны и оптимизированы, исчезают ситуации, когда один и тот же этап выполняется несколькими отделами.
Минимизировать ручной труд: Автоматизация процессов уменьшает количество ошибок и ускоряет выполнение задач.
Оптимизировать использование ресурсов: Понимание входов, выходов и показателей эффективности помогает избежать перерасхода материалов, времени и других ресурсов.

Пример : Исследования McKinsey показывают, что компании, внедрившие процессное управление, могут снизить операционные издержки на 15–30%, особенно в таких областях, как производство, логистика и административные процессы.


2. Увеличение скорости выполнения процессов

Процессный подход направлен на устранение "узких мест" и барьеров в работе.

Результатом становится:

Сокращение времени на выполнение задач: Оптимизация процессов позволяет быстрее реагировать на запросы клиентов и рынка.
Автоматизация рутинных операций: Например, внедрение CRM-систем для управления продажами или ERP-систем для управления запасами значительно ускоряет рабочие процессы.
Повышение прозрачности: Когда все процессы четко описаны, сотрудники знают, кто за что отвечает, и могут быстрее принимать решения.

Пример: Скорость выполнения процессов может существенно увеличиться, особенно в компаниях с высокой степенью бюрократизации или сложными цепочками взаимодействия между отделами.


3. Повышение качества продукции/услуг

Процессный подход делает акцент на стандартизации и контроле.

Это приводит к:

Снижению количества ошибок: Описанные процессы минимизируют вероятность человеческого фактора.
Стабильности результата: Каждый процесс выполняется по четкому алгоритму, что гарантирует одинаково высокое качество продукции или услуг.
Соответствию стандартам: Например, ISO 9001 требует наличия описанных процессов для сертификации.

Пример: Компании, внедрившие процессное управление, часто отмечают снижение числа рекламаций и повышение удовлетворенности клиентов.


4. Улучшение клиентского опыта

Процессный подход фокусируется на создании ценности для клиента.

Это достигается за счет:

Четкой организации работы с клиентами: Все процессы, связанные с обслуживанием клиентов (от первого контакта до постпродажи), становятся более прозрачными и эффективными.
Быстрого реагирования на запросы: Оптимизированные процессы позволяют быстрее решать проблемы клиентов.
Персонализации: Учет потребностей клиентов становится частью процессов, что повышает лояльность.

Пример : Компании, внедрившие процессное управление, часто наблюдают рост уровня удовлетворенности клиентов.


5. Масштабируемость бизнеса

Когда процессы четко описаны и оптимизированы, компания может легко масштабироваться без потери эффективности.

Это особенно важно для:

Роста штата сотрудников: Новые сотрудники быстрее адаптируются, так как процессы уже описаны.
Открытия новых филиалов или направлений: Единые стандарты процессов позволяют поддерживать качество работы независимо от географии.
Внедрения новых продуктов или услуг: Процессный подход помогает быстро интегрировать новые элементы в существующую систему.

Пример: Компании с процессным управлением могут наращивать объемы производства или услуг без значительного увеличения издержек.


6. Дополнительные преимущества

Помимо основных эффектов, процессное управление также приносит ряд вторичных выгод:

Повышение мотивации сотрудников: Четкие процессы упрощают работу и делают ее более понятной.
Улучшение коммуникаций : Все участники процессов знают свои роли и обязанности, что уменьшает конфликты.
Гибкость бизнеса : Компания быстрее адаптируется к изменениям внешней среды, таким как новые законы, экономические кризисы или технологические тренды.


Процессное управление — это мощный инструмент для повышения эффективности бизнеса.
Внедрение процессного управления — это инвестиция в будущее компании. Хотя переход требует времени, усилий и финансовых затрат, его результаты окупаются многократно. 


Если вы готовы сделать этот шаг, обратитесь к профессионалам, эксперты Бизнес Апгрейд помогут вам грамотно организовать внедрение процессного управления. Напишите нам прямо сейчас на hello@bizgrade.ru и согласуйте удобное для вас время онлайн или личной встречи.



Читайте также:

Наш кейс: Сопровождение 1С:УПП и 1С:ERP на крупном промышленном предприятии с конвейерным производством
Перенос данных из УПП в ERP
Переход с УПП: выбор новой учетной системы